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Strategien für Softwareinvestitionen: Make or Buy?

Strategie

In jeder Einrichtung der Sozialwirtschaft wird früher oder später die Frage „Make or Buy?“, also kaufe ich etwas oder mache ich es selbst, gestellt. Insbesondere in Bezug auf IT-Projekte wird dieses Thema heiß diskutiert. Dabei wird die Diskussion häufig auf die beiden Pole „Kauf einer Branchensoftware“ und „Eigenentwicklung“ reduziert.

Neben diesen beiden Polen gibt es jedoch eine Vielzahl von Möglichkeiten, die zum Teil sogar miteinander kombinierbar sind, wie z. B. die Konzeptübernahme, die Basissytemübernahme und die Softwareübernahme.

Im Rahmen der Fachtagung Sozialinformatik, die vom 27.02. bis zum 28.02.2014 in Eichstätt stattfand, führte Frau Gümmer-Postall von der Evangelischen Stiftung Neuerkerode gemeinsam mit unseren beiden Kollegen Benedikt Wismans und Thomas Mack einen Workshop zu diesem Thema durch.

Ausgangspunkt dieses Workshops war die erfolgreiche Umsetzung einer „Make-Strategie“ für ein Onlinebewerbermanagement, das die Evangelische Stiftung Neuerkerode zusammen mit der xit GmbH entwickelt hat. Von der Konzeption bis zur Implementation des Systems verging dabei kein ganzes Jahr.

Für die Entscheidungsfindung im Anschaffungsprozess einer neuen Software sind drei Aspekte von Bedeutung, die im Folgenden durch ausgewählte Beispiele verdeutlicht werden:

  1. Monetäre Aspekte
    • Anschaffungskosten (Lizenz)
    • Einführungskosten (Customising, Anpassung Programmierung)
    • Anschaffungskosten für Hardware und Lizenzen von Drittanbietern (Server, Storage, Citrix, Datenbanken, Betriebssysteme)
    • Schulungskosten
    • Laufende Kosten (Lizenzen, Wartungsvertrag, etc.)
  2. Fachliche Aspekte
    • Abbildung der Unternehmensprozesse
    • Erfüllungsgrad der Anforderungen
    • Usability und Akzeptanz durch Anwender
    • Performance
    • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
    • Integration in bestehende Systeme
    • Skalierbarkeit
  3. Risikobewertung
    • Zielerreichung im Hinblick auf strategische Organisationsziele
    • Zukunftsfähigkeit
    • Kosten beim Systemwechsel
    • Folgekosten (z. B. durch wiederholte Anpassungen bei Produktupdate)
    • Abgekündigte Software

Die beiden ersten Aspekte lassen sich in der Regel gut von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Organisationen aus der Sozialwirtschaft bearbeiten (monetäre Aspekte: Geschäftsführung, IT und Verwaltung/Controlling; fachliche Aspekte: Geschäftsführung, fachliche Leitungen und Fachdienste).

Weit schwieriger ist es, das Risiko einer Software-Anschaffung abzuschätzen. Dazu müssen u. a. das Software-Konzept und dessen Zukunftsfähigkeit bewertet werden. Vielen Softwareprodukten liegen z. B. über Jahre gewachsene Datenmodelle zu Grunde, die eine zukünftige Erweiterung erschweren oder ganz verhindern können. An konkreten Modellierungsbeispielen konnte im Workshop dargestellt werden, wie diese Modelle identifiziert werden können, um so die Qualität einer Software besser abschätzen zu können. Zeitgemäße Softwaresysteme sollten zudem über APIs verfügen, die eine Kommunikation mit anderen Systemen ermöglichen. Eine offene Dokumentation ermöglicht es anderen Softwareentwicklern Schnittstellen zu programmieren, die über den Austausch von CSV-Dateien hinausgeht.

Wenn Sie selbst vor der Frage stehen „Make or Buy?“, können Sie gerne mit unserem Kollegen Thomas Mack Kontakt aufnehmen. Wir beraten Sie gerne bei Ihrem Auswahl- und Entscheidungsprozess.


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