Gemeinsam ans Ziel – Erfolgreiche Zertifizierung der Qualitätsgemeinschaft der Kolping-Bildungsunternehmen nach ISO 9001:2015

Im November 2015 wurde die DIN EN ISO 9001:2015 in deutscher Sprache veröffentlicht. Die xit-Tochter Qualidata GmbH hat die Qualitätsgemeinschaft der Kolping-Bildungsunternehmen Deutschland (QG) bei der Umstellung auf die neue ISO 9001 beraten. Hierbei wurde ein ambitioniertes Ziel verfolgt, da die turnusmäßige Re-Zertifzierung der QG bereits im Dezember 2015 starten musste.

ISO 9001:2015Gemeinsam mit dem QMB-Ausschuss der QG, in dem die zehn Mitgliedsunternehmen von ihren Qualitätsmanagementbeauftragten vertreten sind, hat die Qualidata GmbH seit Anfang 2015 mit der Umstellung des QM-Systems begonnen. Die inhaltliche Orientierung erfolgte anhand der zwischzeitlich verfügbaren Vorversionen der neuen Norm. Bei der Umstellung des QM-Systems musste unter anderem die Größe und Komplexität der gesamten Qualitätsgemeinschaft berücksichtigt werden. Die Qualitätsgemeinschaft besteht aus zehn Mitgliedsunternehmen und umfasst 29 Rechtsträger, sie ist an über 200 Standorten im gesamten Bundesgebiet, mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden vertreten. Um es in der Sprache der Seefahrer zu sagen: „Ein großes Schiff musste in Bewegung gebracht werden“.

Zusätzlich hatte sich die QG intern das Ziel gesetzt, im Rahmen der Überarbeitung des QM-Systems die Nutzerfreundlichkeit des Handbuches für die Mitarbeitenden zu verbessern. Daher wurde das bisherige QM-Handbuch vollständig überarbeitet und auf ein neues und anwenderfreundliches Organisationshandbuch umgestellt.

Mit der neuen Normversion gingen einige geänderte Anforderungen an die Unternehmen einher, die in das bestehende QM-System eingearbeitet werden mussten. Bei der Prüfung der neuen Anforderungen hat sich gezeigt, dass das bisherige QM-System der QG bereits auf einem hohen Niveau angelegt war – einige neue Anforderungen wurden bereits erfüllt. Bisher nicht berücksichtigte neue Anforderungen, insbesondere zu den Themen Kontext der Organisation, interessierte Parteien sowie Risiko- und Chancenbetrachtung, konnten zentral über ein neu entwickeltes Instrument, die sogenannte Kontextanalayse, problemlos in die bestehende Prozesse integriert und mit den vorhandenen Instrumenten verknüpft werden.

GoldschluesselIn der Zeit von Dezember 2015 bis März 2016 haben sich die Mitgliedsunternehmen der externen Zertifizierung gestellt. Die Auditrunde wurde von vier Auditoren an mehr als 30 Audittagen durchgeführt und war für alle Mitgliedsunternehmen erfolgreich. Das neue ISO-Zertifikat der QG trägt nun den Hinweis auf die DIN EN ISO 9001:2015.

Dieses umfangreiche Projekt hat erneut gezeigt, dass die Bündelung des Wissens und der Erfahrung der Mitgliedsunternehmen der QG mit Unterstützung der externen Beratung durch die Qualidata GmbH der Schlüssel zu einer zeitnahen, zügigen und erfolgreichen Umstellung des QM-Systems war.