Effizienter arbeiten in Teams – Wie digitale Kollaborations-Tools genutzt werden können
Aw: Fwd: Re: Aw: Fwd: Fwd: Re: Aw: Aw: Aw: Re: Fwd: Fwd: Unser gemeinsames Projekt – Rückfrage
So oder so ähnlich sehen E-Mail Betreffzeilen gerne mal aus. Nach 18 Rückfragen weiß die Hälfte der Empfänger in der Regel nicht einmal mehr, worum es geht; ein Viertel der Beteiligten wird ab Antwort E-Mail 9 vergessen, da nicht auf „Alle Antworten“ geklickt wurde und das letzte Viertel fragt sich ohnehin, was das Projekt mit ihnen zu tun hat. Ein Indiz dafür, dass die E-Mail oftmals nicht die beste Art ist, um in Teams zu kommunizieren und zusammen zu arbeiten. Es stellt sich also die Frage: Was ist die bessere Alternative?
Kollaborations-Tools statt E-Mail Flut
Kollaboration meint sehr vereinfach gesagt: Zusammenarbeiten. Damit könnte die Geschichte an dieser Stelle schon zu Ende sein, denn in nahezu jeder Sozialen Organisation wird im Team gearbeitet. Häufig bleibt aber die Frage, ob wirklich zusammen gearbeitet wird um die Organisation weiter zu entwickeln und das bestmögliche Ergebnis zu erreichen, oder ob alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur unter der E-Mail Flut ächzen. Dazu kommt, dass die meisten Organisationen in Silos zersiedelt sind, die Informationen horten und den Austausch erschweren. Dabei würde sich genau dieser Austausch für Unternehmen lohnen: Wie die Deutsche Social Collaboration Studie 2017 belegt, steigern Kollaborations-Tools die Arbeitseffizienz deutlich, je nach Arbeitsfeld um 16,6 bis 41,7 Prozent.
Was sind Kollaborations-Tools?
Digitale Kollaborations-Tools erleichtern die Zusammenarbeit in Teams, da sie orts- und zeitunabhängig einen Informationsaustausch ermöglichen und Prozesse vereinfachen können. Kollaborations-Tools, die für die Kommunikation aber auch für die Koordination von Aufgaben genutzt werden können, ermöglichen mehr Transparenz, schnelleren Informationsaustausch und verbessern die Zusammenarbeit. Da sie alle webbasiert sind und über Schnittstellen zu vorhanden Systemen verfügen, ist dadurch die Möglichkeit gegeben einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung in der Organisation zu gehen.
Welche Arten von Kollaborations-Tools gibt es?
- Kommunikation und Wissensmanagement
Tools für die Kommunikation bieten die Möglichkeit von übersichtlicheren Nachrichtenverläufen zu bestimmten Projekten oder auch den Chat zwischen einzelnen Mitarbeitenden. Es gibt Channels für Teams und Projekte in denen an einer Stelle gebündelt diskutiert, entwickelt und entschieden werden kann. Zudem können aus dem Programm heraus direkt Videokonferenzen durchgeführt werden. Durch die Dokumentation der Gespräche wird das Wissen gespeichert und kann auch zukünftig durchsucht und genutzt werden.
- Aufgaben- und Projektverwaltung
Um bei Projekten nicht die Übersicht zu verlieren, bieten Aufgaben- und Projektverwaltungstools die Möglichkeit Aufgabenlisten zu erstellen, einzelne Aufgaben zur Bearbeitung an bestimmte Personen zu deligieren und generell eine Übersicht über den Bearbeitungsstatus zu bekommen. Jeder weiß immer, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet und wie der Fortschritt ist.
- Kreatives Arbeiten und Visualisierung
Zudem können die Tools für die Zusammenarbeit durch weitere Apps ergänzt werden, z.B. MindMapping-Apps zum Brainstormen und die Erstellung von visuellen Projektplänen.
Nutzen und Vorteile von Kollaborations-Tools
- Beteiligung von allen Mitarbeitern über alle Hierarchieebenen hinweg
- Zeit- und Ortsunabhängigkeit
- Reduzierung der E-Mail Flut (intern)
- Wissensmanagement: Informationen sind überall und jederzeit verfügbar. Der Zugriff ist einfach, schnell und da es eine zentrale Informationsbasis gibt, gehen keine Daten mehr verloren (z.B. wenn Mitarbeiter ausscheiden). Die Informationen können einfach gesucht werden und durch den Chatverlauf sind auch Entscheidungsprozesse nachträglich nachvollziehbar (Warum haben wir uns für diese Lösung entschieden? Was waren die Argumente dafür und dagegen?)
- Durch das Teilen von Wissen und Informationen können neue Ideen entstehen und gemeinsam weiter entwickelt werden
- Steigerung der Produktivität
- Verwendung von datenschutzkonformen Lösungen für die Kommunikation (im Gegensatz zu vielen E-Mails und WhatsApp)
- Viele der Tools sind in der Basis-Version kostenlos bzw. sehr kostengünstig
Wie wir Ihnen helfen können
Neben unserer Erfahrung in diversen IT- und Digitalsierungsprojekten haben wir selbst Kollaborations-Tools bei der xit GmbH eingeführt und sind daher überzeugte Nutzer! Bei der Einführung von Kollaborations-Tools haben wir sechs Bausteine zusammengestellt, die je nach Bedarf in Anspruch genommen werden können:
1. Informationsworkshop: Was sind Kollaborations-Tools? Wie sieht die Zusammenarbeit aus? Welche Tools gibt es?
2. Analyse der derzeitigen Situation im Unternehmen: Kommunikation, Kollaboration, Projektmanagement
3. Begleitung bei der Auswahl und Einführung von Kollaborations-Tools, ggf. auch Schnittstellen zu eigenen Programmen einrichten
4. Workshop Einführung Kollaborationstool für Mitarbeitende
5. Begleitung bei der Einführung
6. Abschluss und Reflexion
Alle Module sind einzeln oder in Kombination möglich. Wir freuen uns auf Ihre Anfragen an unsere Kollegin Lisa Distler.
