Mitgliederversammlung im Verein während Corona – Absagen oder virtuelle Mitgliederversammlung? (Aktualisiert: 8.3.2021)

Mitgliederversammlungen sind das zentrale Element von Vereinen. Ob und wie kann eine Mitgliederversammlung im Verein während Corona stattfinden? Kann die Mitgliederversammlung verschoben werden? Unter welchen Bedingungen kann die Mitgliederversammlung per Videokonferenz durchgeführt werden?

Trotz Corona: Der Betrieb von Vereinen geht weiter

Gesellschaftlich stellt Corona für alle eine riesige Herausforderung dar. Obwohl Kontaktbeschränkungen an der Tagesordnung sind, muss das Leben und die Arbeit, gerade auch in Vereinen, weitergehen. In Deutschland gibt es über 600.00 Vereine, davon viele im sozialen Sektor.

Wie können Vereine, trotz der Vermeidung großer Menschenmassen, während der Corona- Pandemie ihren Geschäftsbetrieb aufrechterhalten? 

Gesetzliche Regelungen für Vereine während Covid-19

Mit dieser Frage hat sich das Bundesamt für Justiz bereits am Anfang der Pandemie beschäftigt und am 27.03.2020 das GesRuaCOVBekG, also das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, verabschiedet. Durch dieses Gesetz wurden Erleichterungen für Rechtsträger verabschiedet, damit beispielsweise Vereine, Gesellschaften und Stiftungen weiterhin beschlussfähig sein können. Die Regelungen wurden im Herbst 2020 verlängert und gelten vorerst bis 31.12.2021.

Die folgenden Möglichkeiten gibt es daher aktuell für Vereine:

Möglichkeit 1: Mitgliederversammlung verschieben

Sollte die Mitgliederversammlung nur durchgeführt werden, weil turnusmäßig ein neuer Vorstand gewählt werden muss, ist dies erstmal nicht notwendig. Gemäß dem ersten Absatz § 5 GesRuaCOVBeKG ist es möglich, dass der Vorstand, auch nach Ablauf seiner Amtszeit, im Amt bleibt, bis dieser abberufen wird oder ein Nachfolger bestellt wird. Es besteht also keine Pflicht, während der anhaltenden Pandemie einen neuen Vorstand zu berufen. Dadurch bleibt der Verein, auch nach Ablauf der eigentlichen Amtszeit des Vorstandes, handlungsfähig. Das Recht einen Vorstand abzuberufen, besteht aber dennoch.

Möglichkeit 2: Beschlussfassung außerhalb der Mitgliederversammlung

Wenn der Verein nicht die Möglichkeit hat eine digitale Mitgliederversammlung durchzuführen, ist eine Beschlussfassung trotzdem möglich. Unter einer Beschlussfassung im Sinne des Gesetzes fallen alle Beschlüsse, auch Wahlen. Denn das Gesetz hat die Möglichkeit zur schriftlichen Beschlussfassung erleichtert. Das bedeutet konkret, dass die Mitglieder ihre Stimme in Textform abgeben, z.B. als E-Mail oder Brief. Für die Beschlussfassung ist im folgenden auch nicht die Stimme aller Mitglieder nötig. Ein Beschluss ist mit einfacher Mehrheit gültig, wenn mehr als die Hälfte der Vereinsmitglieder ihre Stimme schriftlich abgeben. Eine mündliche Abgabe, z.B. per Telefon, ist unzulässig.

Die Abstimmungsfragen müssen so formuliert sein, dass die Antwort mit „Ja“ oder „Nein“ möglich ist.

Möglichkeit 3: Virtuelle Mitgliederversammlung im Verein während Corona

Soll die Mitgliederversammlung durchgeführt werden, gibt es Erleichterungen für die Mitgliedsversammlung im Verein während der Corona-Pandemie. Auch wenn eine Mitgliederversammlung per Videokonferenz nicht in der Satzung vorgesehen ist, ist diese aktuell durch das Gesetz möglich. Die Mitglieder können auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen, d.h. sich per Videokonferenz zuschalten. Dadurch wird das Mitglied auch nicht in seinen Mitgliedsrechten (bspw. Stimmrecht) beschränkt. Ob eine Mitgliederversammlung digital durchgeführt wird, liegt im Ermessen des Vorstandes.

Nicht-Teilnahme von Mitgliedern

Mitglieder, die nicht an der Digitalen Mitgliederversammlung teilnehmen wollen oder können, können, wie bei der Beschlussfassung außerhalb der Mitgliederversammlung, ihre Stimme schriftlich abgeben. Diese muss allerdings vor der Durchführung der Mitgliederversammlung abgegeben werden. Um dies möglich zu machen, muss mit der Ladung zur Mitgliederversammlung bereits der Beschlussgegenstand angekündigt werden.

Beschlussfassung in der Virtuellen Mitgliederversammlung

In der Mitgliederversammlung kann abgestimmt werden, z.B. durch geeignete Umfrage-Tools. Dabei muss sichergestellt sein, dass jede Person nur eine Stimme abgibt. Insgesamt zählen dann die direkt und im Vorfeld abgegebenen Stimmen zusammen.

Technische Probleme

Im Sinne der sorgfältigen Geschäftsführung muss der Vorstand grundsätzlich funktionsfähige und geeignete Videokonferenztools auswählen. Für einzelne Störungen oder technische Hindernisse im Zugang bei einzelnen Mitgliedern ist er nicht verantwortlich.  

Wie man eine digitale Mitgliederversammlung im Verein während Corona organisiert:

Vorbereitung der Mitgliederversammlung

Der Vorstand wählt ein geeignetes Videokonferenz-Tool aus, das für die Mitglieder geeignet ist. Damit die Mitglieder vor oder im Rahmen der Sitzung Beschlüsse treffen können, ist es wichtig, Ihnen alle relevanten Informationen zusammenzustellen und im Rahmen der Einladung zukommen zu lassen, z.B. Haushaltsabschluss, Kandidatenportrait und ähnliches.

Damit die Sitzung reibungslos läuft, sollte man mehr Zeit einplanen als gewöhnlich und einen Zeitplan zur Orientierung festlegen. Die Moderation und Organisation in der Veranstaltung sollte nicht nur auf einer Schulter lasten. Optimal ist es, wenn sich eine*r um die Moderation und Diskussion kümmert, eine*r achtet auf die Beiträge (z.B. im Chat) und eine*r kümmert sich um den technischen Ablauf und hilft bei technischen Problemen. Wie bei einer Mitgliederversammlung auch üblich, sollte eine*r das Protokoll übernehmen.

Einladung zur Mitgliederversammlung im Verein während Corona

Der Vorstand lädt fristgerecht zur Mitgliederversammlung ein. Im Rahmen der Einladung wird den Mitgliedern mitgeteilt, dass die Versammlung digital durchgeführt wird. Die Einladung darf nur den rechtlich zulässigen Personen zugehen und die nachfolgenden Informationen enthalten:

• Zugangsdaten zur Sitzung
• Beschlussgegenstände
• Frist zur Abgabe von schriftlichen Stimmen bei Nicht-Teilnahme, z.B. per E-Mail
• Unterlagen zur Vorbereitung der Sitzung
• Technische Hinweise und Hinweise zu Verhalten und Beteiligungsmöglichkeiten in der Versammlung

Durchführung der Sitzung

Virtuelle Ankunft

Damit die Versammlung reibungslos ablaufen kann, sollten alle Teilnehmer*innen mindestens 15 Minuten vor Beginn den Konferenzraum betreten. Der Einlass sollte beschränkt sein und nur durch den Moderator/ Vorstand erfolgen können. Für die Anmeldung ist es nötig, dass die Personen bei der Anmeldung im Raum ihren Namen angeben.

Feststellung der Stimmberechtigten

Beim Einlassen werden die stimmberechtigten Mitglieder im Protokoll vermerkt und ggf. auch, falls die Stimme übertragen worden ist. Mitglieder, die bereits im Vorfeld schriftlich abgestimmt haben, werden ebenfalls vermerkt.

Beschlussfassung

Die Beschlussfassung erfolgt über die einzelnen Punkte per Abstimmung, z.B. mit einem geeigneten Umfrage-Tool.

Protokoll über die Mitgliederversammlung verfassen

Im Nachgang muss das Protokoll, wie üblich, verfasst und dem Registergericht vorgelegt werden.

Für die Zukunft: Satzung anpassen

Für die Zukunft kann es sinnvoll sein, zu prüfen, ob die Satzung des Vereins angepasst werden sollte. Hier könnte man regeln, dass unabhängig von Covid-19 Ausnahmeregelungen, Mitgliederversammlungen auch virtuell abgehalten werden können.