Verhandlungsfest statt nur fristgerecht.

Gute Vorbereitung endet nicht mit der Einreichung der Unterlagen

Wer sich dazu entscheidet, den LWV Hessen im Zusammenhang mit dem RV 2 oder RV 3 zu Einzelverhandlungen aufzurufen, sollte die Vorbereitung nicht auf die fristgerechte Einreichung der Unterlagen zum 30. September beschränken. Mindestens ebenso wichtig ist, die zugrunde liegenden Daten so aufzubereiten, dass sie auch in den anschließenden Plausibilisierungs- und Verhandlungsgesprächen nachvollziehbar vertreten werden können.

Denn mit der Abgabe der Kalkulation beginnt in der Regel erst die eigentliche Auseinandersetzung mit den Zahlen. Im Rahmen der Plausibilisierung können Rückfragen zu einzelnen Mengen, Kostenansätzen oder Berechnungswegen entstehen. Ein klassischer Fallstrick ist dabei, dass zwar ein Betrag in der Kalkulation enthalten ist, die Unterlagen zur Herleitung oder zum Nachweis dieses Wertes aber nicht mehr griffbereit sind. Dann muss im laufenden Verfahren aufwendig rekonstruiert werden, wie eine Zahl zustande gekommen ist – oder ein Ansatz lässt sich gegenüber dem Kostenträger nur unzureichend begründen. Deshalb sollte jede wesentliche Zahl der Kalkulation nachvollziehbar belegt oder ihre Herleitung plausibel erläutert werden können.

Zuliefer- und Berechnungsdateien als wichtige Arbeitsgrundlage

Aus unserer Sicht empfiehlt es sich deshalb, parallel zu den einzureichenden Unterlagen eigene Zuliefer- und Berechnungsdateienvorzuhalten. Sinnvoll ist insbesondere eine strukturierte Aufbereitung für die drei zentralen Bereiche:

• Leistungsmengen: Welche Mengen wurden angesetzt und wie wurden sie ermittelt? Zu welchem Zeitpunkt wurden die Daten erhoben?
• Personalmengen und Personalkosten: Welche Stellenanteile, Qualifikationen, Vergütungen und weiteren Personalaufwendungen liegen der Kalkulation zugrunde? Sind hier auch Stufenaufstiege oder tarifliche Steigerungen berücksichtigt?
• Sachkosten: Wie setzen sich die einzelnen Kostenpositionen zusammen und auf welcher Grundlage wurden sie fortgeschrieben oder kalkuliert? Sind die notwendigen Abgrenzungen zu den existenzsichernden Leistungen nachweisbar erfolgt?

Sachkosten besonders im Fokus der Plausibilisierung

Gerade bei den Sachkosten können im Rahmen der Plausibilisierung sehr konkrete Fragen entstehen: Wie viele Fahrzeuge sind im Einsatz? Wurden bei den Kosten für die Reinigung die Kosten für die Flächen, die bereits über die Pauschalen finanziert werden, abgezogen? Für solche Fragen sollten die entsprechenden Nachweise oder Berechnungen möglichst griffbereit vorliegen.

Die Herleitung kann dabei unterschiedlich erfolgen. Eine Möglichkeit besteht darin, von den tatsächlichen Ist-Kosten auszugehen und diese anhand nachvollziehbarer Annahmen hochzurechnen. Ebenso können kalkulatorische Ansätze verwendet werden – beispielsweise Fortbildungskosten in Form einer Pauschale je Mitarbeiter und Jahr. Entscheidend ist weniger, welcher Ansatz gewählt wird, sondern dass dieser fachlich begründet, transparent dokumentiert und rechnerisch nachvollziehbar ist.

Die Geschichte hinter den Zahlen kennen

Eine gute Verhandlungsvorbereitung bedeutet daher nicht nur, die richtigen Zahlen in die Kalkulation einzutragen. Sie bedeutet vor allem, die Geschichte hinter den Zahlen zu kennen und dokumentiert zu haben: Woher kommt der Wert? Welche Annahmen liegen ihm zugrunde? Welche Datenquelle wurde verwendet? Und wie lässt sich der Ansatz im Gespräch plausibel begründen?

Wer diese Fragen für die wesentlichen Positionen seiner Kalkulation beantworten kann, schafft eine gute Grundlage dafür, die eigenen Ansätze in den kommenden Gesprächs- und Verhandlungsrunden mit dem LWV Hessen transparent und überzeugend zu vertreten.