Arbeiten im hybriden xit-Modell
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie die Berater:innen der xit eigentlich arbeiten, wenn Sie diese nicht sehen?
Dann lesen Sie weiter: Heute geben wir Ihnen ein paar Einblicke ins xit-Innere.
Während eines Beratungsprojekts erhalten wir einen guten Einblick in Ihre Organisation. Nach relativ kurzer Zeit kennen wir
- Ihre Räumlichkeiten
- Ihre Strukturen
- Ihre alltäglichen Herausforderungen
- Ihre Dauerbrenner-Themen
- Ihre Besprechungskultur
- Ihre bevorzugte Mittagspausen-Zeit
- und so weiter.
Dass Sie als unsere Kunden einen so tiefen Einblick in die xit GmbH erhalten, ist eher selten.
Zeit für einen Seitenwechsel! Wir möchten Ihnen nun unsere Arbeitsweise vorstellen. Und vielleicht sind ja auch ein paar Anregungen und Ideen für Ihr Unternehmen dabei.
xit als Hybrid
Abgesehen von Vor-Ort-Kundenterminen arbeitet die xit als Hybrid. Das heißt: Einige Mitarbeitende arbeiten täglich im Büro in Nürnberg, andere ausschließlich im Homeoffice und wieder andere mischen Office in Nürnberg und Homeoffice. Jede:r Kolleg:in wählt den Arbeitsplatz nach eigenen Vorlieben und nach den Anforderungen des Projekts – und damit fühlt sich das Team wohl. Unser hybrides Modell funktioniert sehr gut und ist ein großer Gewinn für die xit und alle Kolleg:innen. Als Geling-Faktoren für unser hybrides Modell haben wir einige digitale und analoge Tools und Methoden eingeführt, die wir Ihnen nun vorstellen möchten.
Teams für unkompliziertes Teamwork
Dreh- und Angelpunkt unserer hybriden Arbeitsweise ist Microsoft Office 365 mit MS Teams als Kollaborationstool. Dieses haben wir im Januar 2020 eingeführt – keine Sekunde zu früh. Trotzdem hat auch bei uns die Pandemie unsere Digitalisierungs-Offensive befeuert.
Was hat sich geändert?
- Keine internen E-Mails mehr: Wir nutzen die Chat-Funktion über Teams.
- Keine internen Telefonanrufe: Wir führen Videokonferenzen, blicken gemeinsam auf unsere Bildschirme und sehen uns teilweise viel häufiger als zuvor.
- Wir arbeiten gemeinsam an einem Dokument. Deshalb benötigen wir keine Absprachen zur Bearbeitungsreihenfolge, Versionierungen oder das Hin- und Hersenden von Dateien mehr.
- Projektspezifische Informationen und Kommunikation posten wir für jeden Projektmitarbeitenden sichtbar in den Projektkanälen.
Um ehrlich zu sein: Technische Probleme mit der Cloud gibt es immer mal wieder. Dennoch würden wir uns immer wieder für diese Lösung entscheiden, weil es unsere hybride Arbeitsweise perfekt unterstützt.
Digitale Aufgabenverwaltung statt Post-its
Bereits seit Anfang 2019 nutzen wir zur digitalen Aufgabenverwaltung MeisterTask. MeisterTask basiert auf dem Prinzip von Kanban (japanisch = Karte). Ursprünglich wurden Kanban Boards mit physischen Karten gestaltet. Der Arbeitsprozess wird in 3 (oder mehr) Schritte zerlegt:
- Offene Aufgaben
- Aufgaben, die bearbeitet werden (in Arbeit)
- Erledigte Aufgaben
Jede Aufgabe (Karte) durchläuft dabei alle Spalten. Ziel ist es, Aufgaben und Projektabläufe dadurch zu visualisieren. Durch das Board erhält man einen Überblick über alle Aufgaben und sieht, in welchem Stadium die Aufgabe im Moment ist.
Für jedes Projekt gibt es ein MeisterTask Board, in dem die Projektschritte in kleinteilige Aufgaben unterteilt, mit Deadline und Zuständigkeit versehen und auch mit Notizen, Checklisten usw. ergänzt werden können. Jeden Morgen sowie beliebig oft am Tag checken wir unsere anstehenden Aufgaben, planen die nächsten Schritte, weisen Kolleg:innen Aufgaben zu und bringen somit Ihre Projekte voran. Das Board schafft Transparenz für alle am Projekt beteiligten Kolleg:innen.
Aktuell unterstützen wir auch einen Kunden bei der Einführung von MeisterTask, um den Organisationsentwicklungsprozess optimal steuern zu können.
Weekly in der xit
Jeden Freitag um 11:00 Uhr haben alle xitler einen Termin: das Weekly! Bereits vor Corona haben wir in Anlehnung an Scrum (agile Methode des Projekt- und Produktmanagements in der Softwareentwicklung) ein wöchentliches Meeting eingeführt. Unser Weekly dauert maximal 30 Minuten (Time-Boxing) und jede:r Teilnehmer:in beantwortet folgende Fragen:
- Was habe ich seit dem letzten Weekly getan?
- Was plane ich bis zum nächsten Weekly zu tun?
- Was hat mich bei der Arbeit behindert? (Hürden)
- Wo brauche ich Unterstützung?
Weitere Absprachen werden im Nachgang des Weeklys bilateral durchgeführt. Unsere Weekly-Masterin moderiert das Weekly, sammelt sowie beobachtet die Lösung der genannten Hürden und achtet auf die Time-box. Eigentlich sollte das Weekly persönlich in einem Standup-Format (alle Teilnehmenden stehen beim Meeting) stattfinden, mittlerweile ist das Online-Format für die xit passgenau und wird auch nach Ende der Ausnahmezustände Bestand haben.
Durch das Weekly wissen alle mehr über die laufenden oder anstehenden Projekte, neu Kolleg:innen können sich damit viel schneller orientieren und die gegenseitige Unterstützung sowie der Wert des Teams wird jede Woche aufs Neue deutlich.
Falls Sie nun denken, ein Weekly wäre genau das Richtige für Sie – sprechen Sie doch ganz informell unsere Weekly-Masterin Lisa-Marie Böpple an.
Virtuelle Mittagspause
Keine gemeinsame Mittagspause? Da fehlt doch etwas!
So sahen wir das zu Beginn ebenfalls. Wir essen nun virtuell gemeinsam zu Mittag. Die virtuelle Mittagspause ist ein fester Bestandteil eines xit-Tages. Wie auch in der analogen Mittagspause in der xit-Küche wird inspiziert, was bei den Kolleg:innen auf dem Speiseplan steht, berichtet was am Wochenende so los war. Darüber hinaus bekommen die Kolleg:innen direkt mit,
- wie das Wetter in den Homeoffice-Bases ist,
- was der Hund gerade treibt,
- wie das ein oder andere Garten-Projekt läuft
- oder auch, ob die Heizung der Kolleg:innen gerade mal wieder streikt.
Klar, wir vermissen das persönliche Miteinander und vielleicht sogar ein bisschen mehr noch die Kuchen in der xit-Küche zu den verschiedensten Anlässen.
Aber im Großen und Ganzen finden wir unser hybrides xit-Modell ziemlich genial!
